VmDD - Whitepapers
Ein Whitepaper der Vereinigung Medizinischer Dokumentare Deutschlands (VmDD)
Von Turgay Korucu – Präsident VmDD, 2026
Digitale Schnittstellen, reale Dokumentationslast: Wie fehlende Prozessintegration Ärztinnen und Ärzte belastet und Krebsregistermeldungen verzögert
Executive Summary
Deutschland verfügt über gesetzliche Meldepflichten, einen bundeseinheitlichen onkologischen Basisdatensatz und elektronische Übertragungswege. Dennoch weist das Robert Koch-Institut darauf hin, dass die Meldung an Krebsregister für viele meldepflichtige Ärztinnen und Ärzte noch kein vollständig automatisierter Prozess ist. Sie verursacht zusätzlichen Aufwand, bindet Fachkräfte und muss in einem klinischen Alltag bewältigt werden, in dem Versorgung, Therapieplanung und Nachsorge Vorrang haben. Für verlässliche Krebsstatistiken müssen die Register zudem die letzten Datenlücken durch Rückfragen und Nachrecherchen schließen. [1]
Die verfügbare Evidenz zur ärztlichen Dokumentationsbelastung ist ernst zu nehmen, aber methodisch differenziert zu lesen. Zwei große Befragungen berichten im Durchschnitt rund drei Stunden pro Arbeitstag für Dokumentations-, Nachweis- und Verwaltungsaufgaben. Eine direkte Beobachtungsstudie in einem Krankenhaus ermittelte dagegen 93 Minuten beziehungsweise 19,4 Prozent der Arbeitszeit. Eine allgemeingültige Aussage, Ärztinnen und Ärzte verbrächten drei Viertel ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation, ist damit nicht belegt. [2–4]
Die zentrale Schlussfolgerung lautet: Eine Schnittstelle transportiert Daten, sie garantiert aber weder Vollständigkeit noch medizinische Richtigkeit. Meldeanlässe müssen erkannt, Freitexte strukturiert, Diagnosen und Therapien fachlich codiert sowie widersprüchliche Angaben plausibilisiert werden. Der aktuelle oBDS und das fortlaufend gepflegte „Manual plus“ zeigen, dass Krebsregistrierung eine anspruchsvolle fachliche Leistung bleibt. [5–6]
1. Was das RKI tatsächlich sagt
Im Vorwort der 15. Ausgabe von „Krebs in Deutschland“ beschreiben die Herausgeber einen Fortschritt: Die Ergebnisse reichen bereits bis 2023 und sind damit ein Jahr aktueller als gewohnt. Gleichzeitig erklären sie, warum dennoch fast zwei Jahre zwischen Berichtsjahr und Veröffentlichung liegen. Trotz Meldepflicht und elektronischer Schnittstellen sei die Krebsregistermeldung häufig „kein Automatismus, sondern mit zusätzlichem Aufwand verbunden“. [1]
Diese Passage ist nicht als Vorwurf an Ärztinnen und Ärzte zu verstehen. Sie benennt ein Prozessproblem. Die Meldung konkurriert mit unmittelbaren klinischen Aufgaben und setzt voraus, dass relevante Informationen vollständig, strukturiert und fachlich korrekt vorliegen. Die Krebsregister investieren deshalb Zeit in die Nachrecherche von Fällen, die zunächst nur über Todesbescheinigungen oder pathologische Meldungen bekannt sind. Weil jährliche Änderungen der Krebsinzidenz meist nur im niedrigen einstelligen Prozentbereich liegen, können bereits kleine Lücken die Interpretation aktueller Trends erschweren. [1]
2. Dokumentationslast: Zahlen richtig einordnen
Je nach Definition und Erhebungsmethode entstehen unterschiedliche Ergebnisse. Befragungen erfassen häufig das gesamte Spektrum aus medizinischer Dokumentation, Nachweispflichten, Organisation und Verwaltung. Zeitbeobachtungsstudien grenzen Tätigkeiten enger ab, sind dafür meist kleiner und weniger repräsentativ. Die Zahlen widersprechen sich daher nicht zwingend; sie messen unterschiedliche Ausschnitte derselben Belastung.
3. Warum eine Schnittstelle keine vollständige Meldung garantiert
Die Krebsregistermeldung ist eine Prozesskette. Erst ihr Zusammenspiel entscheidet darüber, ob ein Datensatz frühzeitig, vollständig und plausibel ankommt. Elektronische Schnittstellen lösen vor allem den Transport; die inhaltliche Qualität entsteht bereits vorher und wird danach weiter geprüft.
Standards sind notwendig – und verändern sich
Der bundeseinheitliche onkologische Basisdatensatz schafft die Grundlage für standardisierte Meldungen. Dass ergänzend ein fortlaufend aktualisiertes „Manual plus“ benötigt wird, zeigt jedoch die fachliche Komplexität: Es erläutert die korrekte Befüllung einzelner Datenfelder und weist auf länderspezifische Besonderheiten hin. Im Oktober 2025 wurde bereits die oBDS-Schemaversion 3.0.5 veröffentlicht. [5–6]
Die Standardisierung ist damit kein einmal abgeschlossenes IT-Projekt. Medizinische Erkenntnisse, Klassifikationen, gesetzliche Anforderungen und Registerregeln entwickeln sich weiter. Software, Arbeitsanweisungen und Qualifikationen müssen synchron nachgeführt werden.
Modellrechnung: Was vermiedene Mehrfacherfassung bewirken kann
Die folgende Rechnung ist bewusst illustrativ und kein Studienergebnis. Sie zeigt allein die Größenordnung, wenn bereits vorhandene Angaben strukturiert wiederverwendet werden können.
Auch im Zielbild bleibt die fachliche Prüfung erhalten. Der Nutzen entsteht nicht durch Weglassen von Dokumentation, sondern durch die Vermeidung redundanter Erfassung und durch bessere Datenverfügbarkeit.
4. Fachkräftemangel oder falsche Aufgabenverteilung?
Die Frage lässt sich nicht mit einem einfachen Entweder-oder beantworten. Der MB-Monitor 2024 zeigt eine angespannte Personalsituation: 59 Prozent der Befragten bewerteten die ärztliche Personalbesetzung als eher schlecht oder schlecht; zugleich waren rund zwei Drittel mit ihrer IT-Ausstattung eher unzufrieden oder unzufrieden. [3] Personalknappheit, schwache IT und zusätzliche Nachweispflichten verstärken sich gegenseitig.
Daraus folgt jedoch nicht, dass medizinische Dokumentation verzichtbar wäre. Sie dient der Behandlungskontinuität, Patientensicherheit, Qualitätssicherung, Forschung, Abrechnung und rechtlichen Nachvollziehbarkeit. Problematisch sind vor allem Mehrfachdokumentationen, Medienbrüche, uneinheitliche Regeln und die Verlagerung spezialisierter Aufgaben auf Berufsgruppen, deren Kernkompetenz in Diagnostik und Therapie liegt.
5. Die Rolle qualifizierter medizinischer Dokumentationsfachkräfte
Medizinische Dokumentationsfachkräfte verbinden klinische Inhalte, Klassifikationen, Registeranforderungen und Informationstechnik. Gerade in der Krebsregistrierung können sie eine dauerhafte Prozessverantwortung übernehmen, ohne die ärztliche Verantwortung für medizinische Entscheidungen zu ersetzen. Die VmDD setzt inhaltliche Schwerpunkte in der medizinischen Dokumentation sowie in der klinischen und epidemiologischen Krebsregistrierung. [10]
- Meldepflichtige Ereignisse aus klinischen Abläufen identifizieren und fristgerecht nachhalten.
- Pathologie-, Therapie- und Verlaufsinformationen strukturiert zusammenführen und nach oBDS codieren.
- Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen vor der Übermittlung durchführen.
- Rückfragen der Register gebündelt klären und Korrekturschleifen dokumentieren.
- Schnittstellenprojekte fachlich testen, Mappings pflegen und Fehlerursachen systematisch auswerten.
- Ärztinnen und Ärzte von delegierbaren Erfassungs- und Koordinationsaufgaben entlasten.
Folgen einer unzureichenden Prozessgestaltung
Wenn klinische Ereignisse verspätet oder unvollständig strukturiert werden, verlagert sich die Arbeit lediglich: von der Primärdokumentation in Rückfragen, Korrekturen und Nachrecherchen. Das RKI prüft die gelieferten Daten auf Einheitlichkeit, Vollständigkeit und Vollzähligkeit. Der GKV-Spitzenverband verweist zugleich darauf, dass trotz abgeschlossener Grundstrukturen regional weiterhin Nachholbedarf insbesondere bei Datennutzung und Datenqualität bestehen kann. [7–8]
Die volkswirtschaftliche und versorgungspolitische Folge ist eine doppelte Bindung knapper Fachkraftzeit: zunächst in Kliniken und Praxen, später in den Registern. Schnellere Berichterstattung darf deshalb nicht durch geringere Qualität erkauft werden; sie muss durch bessere Prozesse entstehen.
6. Handlungsempfehlungen der VmDD
7. Zielbild 2030: Vom Datentransport zum lernenden Prozess
Ein leistungsfähiger Prozess erkennt meldepflichtige Ereignisse automatisch, übernimmt bereits dokumentierte Informationen, weist auf fehlende Angaben hin und übergibt einen vorbefüllten Datensatz an qualifizierte Fachkräfte. Diese prüfen medizinische Plausibilität, ergänzen begründete Lücken und geben die Meldung nachvollziehbar frei. Registerrückmeldungen fließen strukturiert zurück und verbessern sowohl Software als auch Arbeitsabläufe.
Das Gesetz zur Zusammenführung von Krebsregisterdaten hat die bundesweite Nutzung um klinische Informationen zu Therapie und Krankheitsverlauf erweitert. Die nächste Entwicklungsstufe muss daher nicht nur mehr Daten liefern, sondern die Qualität, Aktualität und Nutzbarkeit der Daten bei vertretbarem Arbeitsaufwand sichern. [8]
Fazit: Technik entlastet erst im funktionierenden Gesamtsystem
Die Krebsregistrierung in Deutschland ist organisatorisch und technisch weit entwickelt. Die verbleibende Verzögerung ist dennoch plausibel: Registerdaten werden erst dann aussagekräftig, wenn sie weitgehend vollständig, konsistent und vergleichbar sind. Eine technische Schnittstelle verkürzt den Übertragungsweg, löst aber nicht automatisch die inhaltliche Dokumentationsarbeit.
Ärztliche Arbeitszeit ist knapp, und die Studienlage zeigt eine erhebliche Belastung durch Dokumentation, Nachweise und Verwaltung. Die Antwort darf weder im Weglassen notwendiger Dokumentation noch in unkritischer Vollautomatisierung liegen. Erforderlich ist ein arbeitsteiliger Ansatz, der Ärztinnen und Ärzte auf medizinische Entscheidungen konzentriert, qualifizierte Dokumentationsfachkräfte stärkt und IT-Systeme an realen Prozessen ausrichtet.
Damit wird Krebsregistrierung nicht zur zusätzlichen Pflicht am Rand der Versorgung, sondern zu einem integrierten Bestandteil eines lernenden Gesundheitssystems.
Methodik und Grenzen
Dieses Whitepaper ist eine fachpolitische Einordnung auf Basis einer gezielten Literatur- und Quellenrecherche mit Stand 25. Juli 2026. Vorrangig berücksichtigt wurden amtliche Veröffentlichungen, Dokumente der Krebsregister-Selbstverwaltung, große Verbandsbefragungen und eine peer-reviewte Beobachtungsstudie. Es handelt sich nicht um einen systematischen Review.
Befragungen zur Dokumentationsbelastung beruhen auf Selbstauskünften beziehungsweise institutionellen Schätzungen und verwenden unterschiedliche Begriffe. Die direkte Beobachtungsstudie liefert objektivere Zeitwerte, ist jedoch eine kleine Ein-Zentrum-Pilotstudie. Aus den vorliegenden Quellen lässt sich deshalb keine einheitliche Prozentzahl für alle Fachrichtungen und Versorgungsbereiche ableiten. Ebenso belegen sie keinen direkten kausalen Zusammenhang zwischen Dokumentationsbelastung und unvollständigen Krebsregistermeldungen; die Verbindung ist eine sachlich begründete, aber zu evaluierende Prozesshypothese.
Über den Autor
Turgay Korucu ist Präsident der Vereinigung Medizinischer Dokumentare Deutschlands (VmDD).
© 2026 Vereinigung Medizinischer Dokumentare Deutschlands (VmDD)
Autor: Turgay Korucu, Präsident der VmDD
Veröffentlichung: Whitepaper, Düsseldorf, Oktober 2025
Quelle: VmDD 2026 (www.vmdd.org)
Download : VmDD - Whitepaper 07/2026 mit Quellangaben
Archiv 2024/2025 : VmDD - Whitepaper ....
Ein Whitepaper der Vereinigung Medizinischer Dokumentare Deutschlands (VmDD)
Von Turgay Korucu – Präsident VmDD, 2025
KI in der medizinischen Dokumentation: Hoffnungen, Hürden und Realitäten
Executive Summary
Die medizinische Dokumentation steht an einem Wendepunkt: Künstliche Intelligenz (KI) verspricht eine Entlastung im Klinikalltag und eine neue Qualität der Datennutzung. Studien zu KI-gestützten Dokumentationssystemen zeigen messbare Zeitgewinne, zugleich bestehen Herausforderungen bei Datenqualität, Verantwortung und Systemintegration. Dieses Whitepaper der Vereinigung Medizinischer Dokumentare Deutschlands (VmDD) beleuchtet, wo KI heute in der Dokumentation eingesetzt wird, welche strukturellen Hürden bestehen und wie sich die Dokumentation bis 2030 weiterentwickeln könnte. Ziel ist es, Chancen und Risiken realistisch zu bewerten – und Wege aufzuzeigen, wie KI zum verlässlichen Partner medizinischer Dokumentation wird. [3, 4, 6]
Einleitung
Wenn Ärztinnen und Ärzte berichten, dass Dokumentations-, Nachweis- und Verwaltungsaufgaben einen erheblichen Teil ihres Arbeitstags beanspruchen und sie zugleich zwischen Patientenversorgung, Therapieplanung und Qualitätssicherung wechseln, wird klar: Medizinische Dokumentation ist kein Nebenschauplatz, sondern ein zentrales Element moderner Gesundheitsversorgung. Sie sichert Nachvollziehbarkeit, Forschungsfähigkeit und Versorgungsqualität. Mit dem Aufkommen der Künstlichen Intelligenz (KI) verbinden sich große Erwartungen: mehr Effizienz, weniger Belastung. Doch hinter der technologischen Faszination stehen anspruchsvolle Fragen zu Datenethik, Interoperabilität und Haftung. [12, A, H]
Wo KI heute bereits dokumentiert
KI-Systeme finden zunehmend ihren Weg in die medizinische Praxis, insbesondere durch Spracherkennung, Natural Language Processing (NLP) und strukturierte Datenerfassung. Beispielhaft zeigt der CGM one DokuAssistent, wie Patientengespräche in Echtzeit transkribiert und in strukturierte medizinische Zusammenfassungen überführt werden können. [1]
Nach einer gemeinsamen Befragung von Bitkom und Hartmannbund aus dem Jahr 2025 sehen 78 Prozent der befragten Ärztinnen und Ärzte KI als große Chance für die Medizin. Automatisierte Dokumentation wird dabei ausdrücklich als mögliches Entlastungsfeld genannt. [2]
Eine 2025 veröffentlichte Untersuchung zu einem Ambient-Scribe-System zeigte 20,4 Prozent weniger Zeit für die Bearbeitung von Notizen pro Termin. Die Ergebnisse lassen sich nicht ohne Weiteres auf alle Fachgebiete, Systeme und Versorgungssituationen übertragen, belegen aber ein grundsätzliches Entlastungspotenzial. [3]
Technischer Fortschritt trifft klinische Realität
Die Praxis zeigt, dass KI Ärztinnen, Ärzte und Dokumentationsfachkräfte entlasten kann, wenn sie sinnvoll in bestehende Prozesse integriert wird. Doch die Realität ist komplex: Die Krankenhaus-IT in Deutschland ist heterogen; fehlende Interoperabilität und nicht durchgängig verbindliche Standards erschweren die Integration neuer Lösungen. Was Effizienz bringen soll, kann zusätzlichen Aufwand erzeugen, wenn Daten manuell geprüft, korrigiert oder mehrfach übertragen werden müssen. [4, 6]
Auch die Datenqualität bleibt eine Herausforderung. KI arbeitet nur so zuverlässig wie die Daten und Regeln, auf denen sie basiert. Fehlende oder inkonsistente Informationen können zu unvollständigen oder fehlerhaften Ergebnissen führen. Deshalb braucht es eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Dokumentation, Qualitätsmanagement und ärztlicher Leitung, um Datenqualität nachhaltig zu sichern. [5, 6]
Haftung, Verantwortung und Transparenz
Mit der Nutzung von KI stellt sich die Frage der Verantwortung neu. KI darf Ärztinnen und Ärzte unterstützen, ersetzt jedoch keine medizinische Entscheidung. Die Bundesärztekammer betont unter anderem die Bedeutung von Robustheit, Validierung, Qualitätssicherung, nachvollziehbaren Einsatzbedingungen und ärztlicher Verantwortung. Systeme mit eingeschränkter Erklärbarkeit erfordern deshalb besondere Prüf-, Kontroll- und Governance-Strukturen; eine pauschale Freigabe ohne menschliche Kontrolle ist nicht vertretbar. [6, F]
Fokus Krebsregistrierung: Potenzial und Pflicht
Die onkologische Dokumentation ist ein Prüfstein für die Leistungsfähigkeit des Gesundheitssystems. Seit dem Krebsfrüherkennungs- und -registergesetz (KFRG) von 2013 wurden wesentliche Strukturen der klinischen Krebsregistrierung aufgebaut. [7, B]
Das Prognos-Gutachten zum Stand Ende 2019 zeigte jedoch, dass Förderkriterien damals nicht in allen Registern vollständig erfüllt waren und unter anderem bei Vollständigkeit, Datenaustausch und Verarbeitung Nachbesserungsbedarf bestand. [8]
KI-Systeme könnten die automatisierte Erfassung von Tumorberichten und die strukturierte Extraktion von Diagnosen, Histologien oder Stadien unterstützen. Voraussetzung sind interoperable Datensätze, standardisierte Regeln und die flächendeckende Nutzung des bundeseinheitlichen onkologischen Basisdatensatzes (oBDS) sowie der zugehörigen Schnittstellen. [9, C, D]
Ohne diese Grundlagen wird KI nicht zur Entlastung, sondern kann zu einer zusätzlichen Fehlerquelle werden.
Zeitersparnis durch KI: Theorie und Praxis
Studien zu digitalen und KI-gestützten Dokumentationsassistenten zeigen, dass sich Dokumentationszeiten reduzieren können. Die Höhe des Effekts hängt jedoch vom System, vom Fachgebiet, von der Ausgangsdokumentation und von der Integration in die Arbeitsabläufe ab. [3, G]
Die folgende Modellrechnung geht beispielhaft von 1.000 Fällen pro Jahr und einer Ausgangsbearbeitungszeit von 25 Minuten je Fall aus. Die 25 Minuten sowie die angenommenen Einsparungen von fünf beziehungsweise zehn Minuten sind Modellannahmen und kein nachgewiesener bundesweiter Durchschnitt.
Rechenweg: 1.000 Fälle × 25 Minuten = 25.000 Minuten bzw. ca. 417 Stunden. Bei fünf Minuten Zeitersparnis verbleiben ca. 333 Stunden, bei zehn Minuten Zeitersparnis ca. 250 Stunden.
Zukunftsvision 2030: Vom Dokumentieren zum intelligenten Netzwerk
Bis 2030 wird KI in der medizinischen Dokumentation voraussichtlich weit über die reine Texterfassung hinausgehen. Der European Health Data Space schafft einen europäischen Rechts- und Infrastrukturrahmen für den Zugang zu und die Nutzung elektronischer Gesundheitsdaten. In Verbindung mit interoperablen Systemen könnten Dokumentation, Register und Forschungseinheiten stärker vernetzt werden. [11]
So könnte onkologische Dokumentation künftig aussehen: automatisierte Datenerfassung, semantische Harmonisierung, zeitnahe Rückmeldungen und unterstützende Analysen. Datenschutz, Ethik, Transparenz und ärztliche Verantwortung müssen dabei fest verankert bleiben. Nur dann wird KI vom Werkzeug zum verlässlichen Partner. [E, F]
Fazit: KI als Instrument, nicht als Ersatz
KI wird die medizinische Dokumentation verändern – nicht ersetzen. Ihr Wert liegt in der möglichen Steigerung von Datenqualität, Vollständigkeit und Nutzbarkeit sowie in der Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben. Damit dieses Potenzial Realität wird, müssen Politik, Register, IT-Hersteller, ärztliche Verantwortliche und medizinische Dokumentationsfachkräfte gemeinsam handeln.
Über den Autor
Turgay Korucu ist Präsident der Vereinigung Medizinischer Dokumentare Deutschlands (VmDD).
© 2025 Vereinigung Medizinischer Dokumentare Deutschlands (VmDD)
Autor: Turgay Korucu, Präsident der VmDD
Veröffentlichung: Whitepaper, Düsseldorf, Oktober 2025
Quelle: VmDD 2025 (www.vmdd.org)
Download : VmDD - Whitepaper 10/2025 mit Quellangaben
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