VmDD · Handlungsempfehlungen · Arbeitgeber · Juni 2026
Handlungsempfehlung für Arbeitgeber (VmDD):
Medizinische Dokumentare einstellen — was Kliniken und Universitäten jetzt konkret tun sollten
Von Turgay Korucu – Präsident VmDD, Juni 2026 , ca. 10 min. Lesezeit
Der Fachkräftemangel in der medizinischen Dokumentation ist weder unvermeidlich noch alternativlos. Er ist das Ergebnis vermeidbarer struktureller Fehlentwicklungen. Arbeitgeber verfügen daher über konkrete Handlungsmöglichkeiten, um dieser Entwicklung entgegenzuwirken. Auf Grundlage der Ergebnisse der VmDD-Studie 2022 sowie des DCRWI 2025 hat die VmDD sieben praxisorientierte Handlungsempfehlungen erarbeitet, die von Kliniken und Universitäten kurzfristig umgesetzt werden können.
Die nahezu täglich ausgeschriebenen Stellen für Medizinische Dokumentare an deutschen Kliniken und Universitäten belegen den erheblichen Fachkräftebedarf. Dennoch bleiben viele dieser Positionen unbesetzt oder werden mit unzureichend qualifizierten Quereinsteigern besetzt – und verschärfen damit den Fachkräftemangel weiter. Das Problem ist nicht in erster Linie ein Mangel an qualifizierten Fachkräften, sondern ein Mangel an attraktiven Beschäftigungsbedingungen. Abschreckende Stellenausschreibungen, eine Vergütung, die der Qualifikation und Verantwortung häufig nicht gerecht wird, sowie unzureichende Arbeitsbedingungen verhindern, dass qualifizierte Medizinische Dokumentare gewonnen und dauerhaft gebunden werden.
Seit ihrer Gründung im Jahr 2021 hat die VmDD bundesweit mehrere hundert Stellenausschreibungen für Medizinische Dokumentare systematisch dokumentiert und ausgewertet. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse bilden gemeinsam mit den Ergebnissen der VmDD-Studie 2022 und des DCRWI 2025 die Grundlage für die nachfolgenden sieben konkreten Handlungsempfehlungen.
Was Arbeitgeber sofort ändern sollten - Handlungsempfehlungen
1. Korrekte Berufsbezeichnungen verwenden — und Stellenprofile ehrlich formulieren
Dieses Muster lässt sich bundesweit beobachten: Kliniken und Universitäten suchen Mitarbeitende, die die Aufgaben eines Medizinischen Dokumentars übernehmen, zugleich aber auch Tätigkeiten der Studienkoordination und Studienassistenz ausüben und teilweise sogar an Visiten teilnehmen. Damit werden die Aufgaben mehrerer Berufsgruppen in einem einzigen Stellenprofil zusammengeführt. Dennoch werden diese Stellen häufig nicht als Studienkoordinator oder Studienassistenz ausgeschrieben, sondern beispielsweise als „Medizinischer Dokumentationsassistent“ oder „Tumordokumentar“. Dies ist von erheblicher Bedeutung, weil die gewählte Berufsbezeichnung häufig die tarifliche Eingruppierung und damit die Vergütung beeinflusst. Werden qualifizierte Fachkräfte unter einer niedriger bewerteten Berufsbezeichnung eingestellt, kann dies zu einer Vergütung führen, die ihrer tatsächlichen Tätigkeit und Qualifikation nicht entspricht.
Das zweite Problem ist mindestens genauso gravierend: Viele Arbeitgeber besetzen diese Stellen inzwischen auch mit Bewerbern, die lediglich Kurzzeit-Zertifikate erworben haben – oft innerhalb weniger Wochen oder Monate – und stellen sie fachlich den Absolventen einer zwei- bis dreijährigen dualen Ausbildung an einer Schule für medizinische Dokumentation (mit mindestens 120 CP und einem Workload von rund 3.000 Stunden) gleich. Für dual ausgebildete Medizinische Dokumentare hat das weitreichende Folgen: Ihre berufliche Qualifikation wird entwertet, ihre Gehälter geraten unter Druck und ihr Berufsbild wird zunehmend verwässert. Die nachvollziehbare Konsequenz: Viele verlassen den Beruf.
2.Mindestgehalt einhalten — kein Spielraum nach unten
Die VmDD hat auf Basis einer umfassenden Markt- und Qualifikationsanalyse Mindestgehälter für dual ausgebildete Medizinische Dokumentare ermittelt. Sie stellen aus Sicht der VmDD eine qualifikationsgerechte Vergütungsuntergrenze dar und sollen Arbeitgebern als Orientierung bei der Gewinnung und Bindung qualifizierter Fachkräfte dienen. Zu niedrige Vergütung ist einer der Hauptgründe, warum qualifizierte Medizinische Dokumentare ihren Beruf verlassen. Doch das Problem beginnt nicht erst beim Gehalt — es beginnt bei der Eingruppierung. Und die Eingruppierung beginnt mit der Berufsbezeichnung in der Stellenausschreibung.
Tumordokumentar und Medizinischer Dokumentar/Medizinischer Dokumentationsassistent sind unterschiedliche Qualifikationsprofile
Der Beruf der Medizinischen Dokumentar*in bzw. des Medizinischen Dokumentationsassistent*in basiert auf einer mehrjährigen, geregelten dualen Fachausbildung mit einem breiten Kompetenzspektrum in den Bereichen medizinische Dokumentation, Klassifikationssysteme, Datenmanagement, Qualitätssicherung, Datenschutz, klinische Informationssysteme und wissenschaftliche Dokumentation.
Demgegenüber wird der "Tumordokumentar*in" in der Praxis häufig auch von Beschäftigten ausgeübt, die über eine tätigkeitsbezogene Zusatzqualifikation oder einen Zertifikatslehrgang verfügen. Diese Qualifizierungswege entsprechen weder hinsichtlich Ausbildungsdauer noch hinsichtlich des fachlichen Umfangs einer dualen Ausbildung zum Medizinischen Dokumentar/Medizinischen Dokumentationsassistent.
Die unterschiedlichen Ausbildungswege, Ausbildungsinhalte und Qualifikationsanforderungen belegen, dass es sich um zwei eigenständige Qualifikationsprofile mit unterschiedlichen Ausbildungszielen handelt. Eine Gleichsetzung beider Berufsprofile wird den jeweiligen Qualifikationswegen und Kompetenzbereichen nicht gerecht. Eine klare fachliche Abgrenzung ist insbesondere bei der Formulierung von Stellenprofilen, der tariflichen Eingruppierung sowie der Bewertung von Qualifikation, Verantwortung und Datenqualität von wesentlicher Bedeutung.
Grundsatz der VmDD zur Eingruppierung
Die Eingruppierung eines Medizinischen Dokumentars bzw. Medizinischen Dokumentationsassistenten muss sich am tatsächlichen Aufgabenumfang, der fachlichen Verantwortung und der Komplexität der Stelle orientieren — nicht an der Berufsbezeichnung, die in der Stellenausschreibung gewählt wurde. Wer drei Berufsprofile in einer Stelle zusammenfasst, muss auch entsprechend eingruppieren und vergüten. Andernfalls handelt es sich nach Auffassung der VmDD um eine systematische Unterbewertung, die zur weiteren Abwanderung qualifizierter Fachkräfte beiträgt.
3. Aufgabenbereiche klar abgrenzen — keine Doppelbelastung
Ein wiederkehrendes Muster in der deutschen Krankenhauslandschaft: Medizinische Dokumentare werden eingestellt — und dann mit Aufgaben belastet, die zum Stellenprofil einer Study Nurse oder eines Wissenschaftlers gehören. Das ist nicht nur unfair gegenüber den Fachkräften, sondern auch rechtlich und qualitativ problematisch. Stellenausschreibungen für Dokumentare müssen klar von Ausschreibungen für Studienassistenten oder wissenschaftliches Personal getrennt sein
4. Zertifikats-Quereinsteiger nicht mit dual ausgebildeten Fachkräften gleichsetzen
Zertifikats-Quereinsteiger können einen Beitrag zur medizinischen Dokumentation leisten. Kurzzeit-Zertifikatslehrgänge vermitteln jedoch in der Regel tätigkeitsbezogene Kompetenzen und ersetzen keine mehrjährige, strukturierte Fachausbildung zum Medizinischen Dokumentar bzw. Medizinischen Dokumentationsassistenten.
Werden Zertifikats-Quereinsteiger und dual ausgebildete Fachkräfte hinsichtlich Qualifikation, Aufgabenprofil oder tariflicher Eingruppierung gleichgestellt, bleiben die Unterschiede in Ausbildungsumfang, Kompetenzprofil und fachlicher Verantwortung unberücksichtigt. Dies kann sich auf die Qualität komplexer Dokumentationsprozesse, die Datenqualität sowie die nachhaltige Fachkräftesicherung auswirken.
5. Transparente und vollständige Stellenausschreibungen formulieren
Eine qualifikationsgerechte Stellenausschreibung ist eine wesentliche Voraussetzung, um geeignete Fachkräfte für die medizinische Dokumentation zu gewinnen. Nach Auffassung der VmDD sollte sie mindestens eine eindeutige Berufsbezeichnung, eine präzise Beschreibung des tatsächlichen Aufgabenprofils, Angaben zum geltenden Tarifvertrag und zur vorgesehenen Entgeltgruppe sowie Informationen zu Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Fort- bzw. Weiterbildungsmöglichkeiten enthalten. Ebenso wichtig ist eine klare Abgrenzung zu anderen Berufsprofilen, beispielsweise der Studienkoordination oder Studienassistenz.
Unvollständige oder unpräzise Stellenausschreibungen – insbesondere ohne Angaben zur Vergütung oder mit einem unklar beschriebenen Aufgabenumfang – erschweren aus Sicht der VmDD die Gewinnung qualifizierter Bewerber. Die VmDD dokumentiert und analysiert solche Stellenausschreibungen seit ihrer Gründung im Jahr 2021 im Rahmen ihrer bundesweiten Stellenmarktbeobachtung.
6. In Weiterbildung und Entwicklung investieren
Langfristige Mitarbeiterbindung entsteht nicht durch Gehalt allein. Einrichtungen, die in die berufliche Weiterentwicklung ihrer Dokumentationsfachkräfte investieren — durch strukturierte Einarbeitung, Fortbildungsbudgets und klare Aufstiegspfade — sichern sich einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb um qualifiziertes Personal. Der DCRWI 2025 (VmDD) zeigt, dass nachhaltige Arbeitsbedingungen und Entwicklungsperspektiven in direktem Zusammenhang mit der Systemstabilität der medizinischen Dokumentation stehen.
7. Die VmDD als Partner einbinden und das VmDD-Netzwerk nutzen
Wer alle sieben Handlungsempfehlungen umsetzt und den nächsten Schritt gehen möchte, kann seine Stellenausschreibungen direkt über die VmDD veröffentlichen. Das bedeutet: Ihre Stelle erreicht bundesweit dual ausgebildete Medizinische Dokumentare — geprüft und zielgerichtet.
